Polityka ochrony danych kandydatów do pracy w firmie JAF

1.    Wprowadzenie
JAF Polska Sp. z o.o. wraz z JAF GROUP(patrz: https://www.jaf-group.com/Gesellschaften) intensywnie angażuje się w ochronę danych osobowych związanych z naszymi potencjalnymi pracownikami i gromadzonych na potrzeby administracyjne. Ogólnie rzecz biorąc, przetwarzamy dane w sposób przejrzysty, w odpowiednich celach, z zachowaniem poufności, tylko przez ograniczony czas oraz w sposób w każdym momencie pozwalający na ich sprostowanie.
Jako przyszłego pracownika grupy JAF Group, w szczególności JAF Polska Sp. z o.o.,  informujemy kandydata o czynnościach przetwarzania danych i zapewniamy podstawowe informacje nt. ochrony danych. 


2.    Definicje
a) Dane osobowe: Informacje, takie jak imię i nazwisko, adres, data urodzenia, nr ubezpieczenia społecznego, które umożliwiają identyfikację kandydata jako osoby fizycznej. 
b) Przetwarzanie danych: Procedury manualne lub zautomatyzowane, np. identyfikacja, wychwytywanie, organizowanie, strukturyzowanie, przechowywanie, dostosowywanie lub edytowanie, odczytywanie, żądanie, używanie, ujawnianie, rozpowszechnianie lub inne formy dostarczania, ujednolicania lub tworzenia odniesień, ograniczania, usuwania lub niszczenia danych osobowych.
c) Rejestr czynności przetwarzania: Systematyczna lista wszystkich procedur, na podstawie których każda firma w grupie JAF Group zarządza danymi osobowymi.

3.    Zakres niniejszej polityki
Niniejsza polityka obejmuje wszystkie dane osobowe kandydatów i wszelkie ich wykorzystanie w formie ustnej, elektronicznej lub pisemnej. Opiera się to na unijnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO) i obowiązuje wszystkie podmioty powiązane (osoby prawne) w grupie JAF Group. Niniejsza polityka ma zastosowanie bez względu na środek przekazu (poczta, e-mail, formularz kandydata, kontakt osobisty).
Ogólnie rzecz biorąc, dane osobowe kandydata są przetwarzane w celach zdefiniowanych w Rozdziale 5 niniejszej polityki przez podmiot prawny, z którym kandydat zawrze umowę o pracę. Dane osobowe kandydata mogą również być przetwarzane przez inne podmioty prawne w grupie JAF Group, w szczególności spółkę JAF International Services GmbH jako centralną jednostkę koordynującą kandydatury.

4.    Dane osobowe przetwarzane przez firmę JAF i kategorie odbiorców
Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych, przy czym stopień przetwarzania może różnić się w zależności od stanowiska pracownika oraz stopnia postępu kandydatury: 

a) Dane pochodzące z dokumentów aplikacyjnych, jeśli zostały wskazane przez kandydata: 
Imię i nazwisko, płeć, adres i numer telefonu, data urodzin, stan cywilny, zdjęcie, przynależność religijna, imiona i nazwiska oraz zawody rodziców, przeszłość zawodowa, wiedza fachowa, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz kompetencje, umiejętności językowe, przebyte kursy, status zezwolenia na pobyt i pozwolenia na pracę, obywatelstwo i dowód osobisty.
b) W dalszym toku rekrutacji (sporządzanie umowy): 
numer ubezpieczenia społecznego, informacje o koncie bankowym, zaświadczenie o niekaralności, numer prawa jazdy, numer rejestracyjny pojazdu i historia przewinień drogowych. 
Odbiorcami tych danych są głównie pracownicy Działu Kadr lub osoby przydzielone do zadań kadrowych, jak również kierownicy i przyszli przełożeni kandydata. 

5.   Przyczyny przetwarzania danych osobowych
W trakcie procesu rekrutacji w firmie JAF dane osobowe kandydata są przetwarzane przez firmę JAF w następujących celach (procesy główne)

a) Ocena aplikacji; 
b) Zachowanie dokumentów aplikacyjny za zgodą kandydata 
c) Przypadkowa inspekcja w kontekście audytów

6.    Legalność przetwarzania

Procesy opisane w punkcie 5 są uzasadnione żądaniem podmiotu danych przed zawarciem umowy, zgodnością ze zobowiązaniami prawnymi oraz innymi celami dotyczącymi słusznych interesów grupy JAF Group (art. 6 (1) (b) (c) i (f) RODO).

7.    Ujawnienie, przekazanie i okres przechowywania danych osobowych

Aby spełnić powyższe cele, ujawniamy dane kandydatów spółce JAF Polska Sp. z o.o.  (w szczególności w Dziale Kadr), ich potencjalnym bezpośrednim przełożonym i współpracownikom, jak również odpowiedniemu personelowi administracyjnemu. 
Zgodnie z postanowieniami dokumenty aplikacyjne kandydata przechowujemy tylko w celu przeprowadzenia rekrutacji na dane stanowisko.
Jeśli kandydat zgadza się na zachowanie aplikacji po zamknięciu przedmiotowej oferty pracy w celu uwzględnienia kandydata przy przyszłych ofertach pracy, prosimy o przedstawienie tego żądania w formie pisemnej osobie kontaktowej określonej dla danej kandydatury. W przypadku zachowania dane są usuwane najpóźniej po 2 latach. Oczywiście kandydatowi w każdej chwili przysługuje prawo do wycofania zgody na zachowanie danych.


8.    Centralnej czynności przetwarzania danych i środki ochrony
Przetwarzanie danych w ramach procesów głównych odbywa się w centralnych systemach grupy JAF Group w Stockerau i w Wiedniu. Dlatego dane osobowe pracowników grupy JAF Group z innych krajów przekazywanych do Austrii są przechowywane w tych lokalizacjach. Środki ochrony podejmowane przez grupę JAF Group obejmują dostęp i kontrole dostępu, koncepcje uprawnień dotyczące danych wejściowych i przekazywania danych osobowych, kontrole dostępności systemów technologicznych, w tym systemów archiwizowania i tworzenia kopii zapasowych oraz ochrony przeciwwirusowej.


9.    Prawa kandydata w związku z danymi osobowymi
Oprócz treści zawartej w niniejszym dokumencie polityki i informacji udostępnionych w Intranecie, kandydat ma również prawo do zażądania dodatkowych informacji w formie pisemnej poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres ochronadanych@jaf-polska.pl (art. 15 RODO), sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO) lub usunięcia tych danych po warunkiem, że firma nie ma prawnego obowiązku ich przechowywania (art. 17 RODO). Kandydat ma również prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) i/lub zażądania ujawnienia danych (art. 20 RODO) i/lub ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO). 
Kandydat ma również prawo złożyć skargę do właściwego Urzędu Ochrony Danych Osobowych.